Зачем тренировать навык постановки задач, который, казалось бы, и так есть у всех руководителей, в интервью агентству AmurMedia рассказал ведущий бизнес-тренер Дальнего Востока и специалист по технологиям управления Игорь Ткач.
- Какие основные ошибки совершают руководители при постановке задач?
- Приходя к нам на тренинг и решая кейсы, руководители совершают порядка 15 - 20 типичных ошибок. С десяток из них – ключевые, ведущие к провалу всего задания. Назову три самые главные. Первая – поставленная задача демотивирует, вместо того, чтобы вдохновлять. Вторая – не определено, кто, как и за что отвечает. И последняя – не понятно, что будет считаться результатом, то есть в итоге будет контролироваться.
Вы можете прямо сейчас проверить свои силы на одном из кейсов, которые мы предлагаем решить участникам на тренинге.
Руководитель отдела спешит на переговоры и нервно отдает поручение своему сотруднику: "Я очень спешу! Видите, у входа стоит машина? Уже через 40 минут я должен быть на переговорах! А вы знаете, какие везде пробки? Быстро запоминайте, что нужно сделать!
Пойдите на четвертый этаж, в комнату 412, там сидит симпатичная девушка Юля. Возьмите у нее текст моего отчета, в нем 17 страниц, проверьте все цифры, опечатки и неточности, если они там есть. Все исправьте! Подготовьте мне отчет, я выступаю на расширенном Совете! Очень ответственное выступление! Будут акционеры! Все! Времени больше нет. Выполняйте!
Да, по дороге зайдите к секретарю и поторопите. Пусть все презентационные материалы и информацию о наших услугах подготовит как можно скорее. Я через пять минут уезжаю!"
В нем можно найти все 10 фундаментальных управленческих ошибок. (Скажем сразу, ответ в виде – "тут все неправильно", – неверный).
- Но ведь руководитель итак ежедневно ставит задачи, так сказать – тренируется на своих подчиненных?
В этом-то и заключается одна из иллюзий менеджмента. Давайте откровенно, в ситуациях управления не всегда стоит ждать честной обратной связи от подчиненных. Во-первых, подчиненные зависимы и далеко не всегда готовы поправлять свое руководство.
Во-вторых, сотрудникам очень часто выгодно получать некорректно поставленные задачи от руководителей, так как это дает им возможность придумать "красивую" историю, почему они не выполнили поручение.
Как говорится, "результат равен отсутствию результата и появлению красивой истории". И третье, так называемые "зрелые" подчиненные, давно работающие и понимающие босса с полуслова, взаимодействуют с ним в режиме "команды", а не постановки задач.
"Команда" – это распоряжение "свернутое" практически в два-три слова. Например, "Маша, от тебя регламент №5 к четвергу". Сотрудник знает, что такое регламент №5 и как его делать. Но у руководителя при таком режиме работы снижается качество постановки задач, а следом и эффективность работы, особенно при совместных проектах с другими отделами и компаниями.
Здесь и проявляется то, что, мы на тренинге называем "ССР – Само Собой Разумеется". Если руководитель что-то сказал, то считает само собой разумеющимся, что человек, который с ним долго работает, все сделает правильно.
Но привычная схема постановки задач в своем департаменте или компании может быть совершенно непонятна людям из других подразделений или организаций. Это еще одна из причин, почему надо тренироваться.
Технология постановки задач универсальна и должна срабатывать в любых управленческих системах и ситуациях. Одно из провокационных упражнений, на котором ломается до 90% опытных руководителей, на тренинге называется "кофе-брейк". Если Вы уверены, что все делаете хорошо, то Вам достаточно в первой части тренинга пройти это упражнение, чтобы убедиться, что в работе руководителя бывает огромное количество подводных камней.
- То есть тренинг рассчитан в первую очередь на руководителей высшего звена?
- На любого человека, у которого есть необходимость и возможность постановки задач: от бригадира грузчиков до Президента. Насколько эффективно делает это последний видит вся страна.
Ставить задачи – это основная работа любого руководителя в оперативном направлении. В правильной постановке задач на 70% уже заложен конечный результат: успех или провал.. Если задача поставлена некорректно или демотивирует, то подчиненные могут ее неправильно понять или решат не выполнять работу.
Противовесом и регулятором постановки задач будет техника контроля. И это второй, очень важный блок тренинга, потому что мало правильно поставить задачу, нужно ее проконтролировать.
И вот тут начинаются проблемы. При контроле руководитель убеждается, что его неверно поняли, ничего не сделали или сделали не то, что было необходимо, но зато есть пятнадцать причин невыполнения и одна из них – сам руководитель неправильно поставил задачу.
- Почему "трон"?
- Трон – это тренинг одного навыка. Он представляет собой модульную систему из минимума теории и максимального количества практических кейсов для тренировки конкретного навыка, в данном случае "постановки задач".
Мы даем технологию постановки задач и помогаем сразу же на практике отточить мастерство в ее применении. Отработка навыка идет от простого к сложному, включая провокации. Именно провокация помогает участнику найти свои ошибки и исправить их. Таким образом, человек учится через свои ошибки, как в жизни.
В бизнесе за ошибки Вы платите деньгами, недополучая или теряя прибыль. Здесь Вы будете платить улыбками коллег, которые учатся вместе с Вами. Это самый экономичный, не требующий ресурсов и безопасный способ повышения эффективности работы руководителя.
- Август – время отпусков, почему сейчас имеет смысл идти учиться?
- Совершенно верно. Все говорят: "Мне некогда учиться, мне надо работать". Но работа – это и есть постановка задач. Почему сейчас? Потому что как сказал главный герой Р. Редфорда в "Шпионских играх": "Когда Ной начал строить свой ковчег? До потопа!"
И если сейчас в вашей компании нагрузка минимальная, то стоит задуматься об обучении перед "горячей" порой. Иначе когда наступит время активной работы, задачи будут ставиться по привычке, в стиле: "Петя, эээ, возьми вон-то, ну, ты знаешь, только красного цвета и отнеси Петрову". В результате на вопрос "Отнес?" получаем ответ "Нет, потому что красных не было…"
Это не постановка задачи. Вот поэтому сейчас.
Тренинг "Трон. Навык постановки задач подчиненным" состоится 23 августа 2013 года в ДВКЦ "Партнер". Предварительная запись уже открыта. Позвоните нам по телефонам: 7 (423) 22-666-26, +7 (423) 242-03-03, +7 (423) 242-13-13 и мы с удовольствием ответим на все ваши вопросы.
