За 5 лет — с 2019 по 2023 годы — зафиксировано более 1800 эпизодов хищений грузов при перевозке, стоимость похищенного превысила 5 млрд рублей. В большинстве случаев воровство у компании — дело рук ее сотрудников. По данным Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений, предприятия теряют в год как минимум 5% прибыли из-за воровства сотрудников, в частности отдела логистики. Александр Гаврилов, директор по развитию продукта "Яндекс Магистрали" рассказал, как директору завода можно определить, что его логисты воруют, и как с этим бороться.
Почему, зачем и как
К воровству сотрудника могут подталкивать множество факторов — в первую очередь, личного характера. Но руководителю предприятия намного важнее понимать, какие ситуации и условия в его компании могут создать предпосылки к преступлению.
Основные причины воровства сотрудников:
- низкая зарплата;
- месть руководству — например, за сокращение персонала и прибавление конкретному сотруднику работы без увеличения зарплаты, за урезание зарплаты, за необходимость задерживаться;
- логист берет пример с других сотрудников, которые злоупотребляют и не попадаются;
- "серые" зарплатные схемы, при которых нет стабильного заработка, к тому же воровать у руководителя, который сам укрывается от налогов, морально проще;
- отсутствие контроля за работой склада со стороны руководства.
Пойти на воровство сотрудник может как одиночно, так и в сговоре с кем-либо из коллег. Схем, которые используют логисты, множество. Несколько самых распространенных:
- работа со "своими" грузоперевозчиками по невыгодным ценам;
- списание товаров как бракованных;
- недовложения: одна упаковка списывается как бракованная, линия настраивается на фасовку меньшего объема, в результате образуется излишек, который фасуется в "бракованную" упаковку, и сотрудник забирает его себе;
- возвратная тара при приемке не отбраковывается, как должно быть по правилам, а ввозится как от сторонней фирмы, деньги делятся между клиентом, логистом и поставщиком;
- закупка более дешевых товаров и проведение по документам как более дорогих, разницу логист забирает себе;
- перепродажа третьим лицам при транспортировке;
- вынос товара на себе или спрятанного в мусор.
Все эти действия приводят к серьезным убыткам для бизнеса. Поэтому руководству любого предприятия нужно особенно тщательно отслеживать работу логистов как сотрудников, которые контролируют материальные и информационные потоки организации.
Контроль и наблюдения за логистом
Чтобы избежать злоупотреблений положением и хищений, еще на этапе найма необходимо тщательно проверять каждого, кто устраивается на должность логиста. Свяжитесь с бывшими работодателями и выясните, не обвинялся ли кандидат в воровстве, а если такой инцидент был — доказали ли его вину. Чтобы оценить добросовестность, кандидата, спросите, занимал ли он деньги у начальства и коллег и отдавал ли.
Желательно проверить через службу безопасности кредитную историю каждого кандидата — насколько она "положительная", соответствует ли финансовому статусу человека. Условно, он ранее получал 50 тыс. рублей в месяц, сейчас устраивается на зарплату в 60 тыс. рублей в месяц, но при этом на нем висят кредиты с нагрузкой в 80 тыс. в месяц. Есть риск, что человек будет искать способы добыть больше денег, в том числе и нечестным путем.
В процессе работы сотрудников каждому руководителю важно вовремя заметить признаки, которые указывают на возможное воровство:
- фактически товаров меньше, чем указано в документах или в системе учета;
- товары пропадают систематически и в больших количествах;
- важная документация отсутствует или в наличии есть только дубликаты;
- недостачи обнаруживаются после дежурств определенных сотрудников.
Также обратите внимание на подозрительные действия логистов:
- часто задерживаются после работы по собственной инициативе;
- не хотят идти в отпуск;
- нервничают из-за чьего-либо присутствия рядом в процессе работы;
- проводят инвентаризацию сами и не дают проводить другим.
Все перечисленное не означает, что любой логист, который, например, часто задерживается после работы — вор. Но если несколько признаков совпадают, и вы их наблюдаете регулярно, стоит приглядеться к сотруднику.
Контроль процессов на предприятии
Предприятию необходим постоянный аудит логистических процессов. Нужно еженедельно проводить инвентаризацию, проверять, как проходит процесс доставки товаров, идет управление запасами, проверять правильность работы информационной системы, которая используется в компании, ее интеграцию с другими системами, достоверность данных.
Важно анализировать контракты с поставщиками, перевозчиками и другими партнерами, поскольку в случае нечистоплотности логиста они тоже могут быть в доле. Необходимо проверять все накладные, акты, другие сопроводительные документы. Стоит как самостоятельно проводить проверки, в том числе приходить непосредственно на склад и физически контролировать запасы, так и привлекать внешних аудиторов, которые оценят ситуацию с независимой позиции и, возможно, более объективно.
Будет полезно проводить опросы клиентов: насколько быстро пришел товар и в хорошем ли состоянии. Задержки доставки и поврежденная упаковка могут быть признаками воровства. Также важно анализировать жалобы от клиентов: если их много, нужно тщательно проверить работу склада и доставки.
Техническая помощь в контроле за логистикой
Инвентаризацию удобно проводить с системой WMS. Она обеспечивает точный учет всех товаров на складе, позволяет отслеживать все операции с ними, контролировать работу персонала — доступ на склад, выполнение задач. Также WMS автоматизирует процесс инвентаризации и тем самым сокращает время ее проведения и повышает точность.
Предотвратить воровство помогают системы контроля — RFID, GPS. RFID-метки с данными о товаре прикрепляют к погрузчику, штабелеру или автомобилю, и с их помощью ведут контроль отгрузки, перемещения, приемки каждого товара, размещения, собирают заказ для транспортировки. Система RFID позволяет легко проводить аудит. Считыватели меток устанавливают на входе и выходе, и при нелегальном выносе товара включаются звуковой и световой сигналы.
GPS применяется для контроля транспортировки товаров. Она позволяет в реальном времени отслеживать перемещения грузов на большие расстояния и исключает возможность увезти их не по маршруту или задержать перевозку без уважительных причин.
Необходимо использовать и системы видеонаблюдения во всех точках склада. Важно установить систему ограждения с сигнализацией и систему контроля и управления доступом с идентификацией личности и контролем входа и выхода.
Стоит ввести систему зонирования, чтобы на разные участки склада имели доступ разные сотрудники: в случае хищений это сузит круг подозреваемых.
Правильная организация работы сотрудников
Помимо систем защиты, на складе должна работать и служба безопасности, которая занимается не только непосредственно охраной, но и проводит оценку технологической защищенности склада, мониторинг рынков и барахолок — не появились ли там пропавшие товары, взаимодействует с МВД по вопросам профилактики хищений.
Также важно правильно организовать работу с логистами. Каждому необходимо разъяснить, какую административную и уголовную ответственность влечет хищение, а также укрывательство коллег, занимающихся этим. Должны быть запрещены доступ на склад с личными сумками, нахождение в зоне хранения товара без конкретных задач по работе с ним.
Чтобы минимизировать у сотрудников желание украсть что-либо из компании, необходимо создать комфортные условия труда: платить белую достойную зарплату, ввести премии за качественную работу, скидки для сотрудников на товары, с которыми они работают. Важно давать возможность брать отгулы, выходные за свой счет, меняться сменами. И предоставлять современные ИТ-инструменты, которые берут на себя рутинные процессы и помогают логисту развиваться.
Воровство приводит к убыткам и в итоге может разрушить бизнес. Поэтому важно использовать и технические, и человеческие ресурсы для борьбы с ним. Предотвращение злоупотреблений в логистике поможет улучшить эффективность всех бизнес-процессов. В результате предприятие будет получать прибыль и развиваться.
